Comunicar a través de una pantalla: recursos indispensables

Las comunicaciones virtuales han llegado para quedarse. Docentes, funcionarios, abogados, médicos, comerciales, profesionales de los más diversos rubros se han visto obligados por las circunstancias de la crisis sanitaria a subirse al tren del tele-trabajo. Y así, videollamadas, reuniones grupales online y presentaciones virtuales se han convertido en parte de la rutina laboral para millones de personas a escala global. 

No sorprende, por tanto, que, actualmente, quienes desean mejorar sus habilidades de comunicación en público, incluyan a la comunicación virtual como una de sus prioridades. 

Lo cierto es que si hablamos sobre cómo comunicar virtualmente de manera eficaz hay mucha tela que cortar.  Son numerosos los elementos que influyen en el resultado de una presentación online y que conviene tomar en cuenta. En este post me voy a referir a uno de estos aspectos, uno que siempre genera dudas y cuyo impacto puede ser determinante para el éxito o fracaso de tu comunicación virtual: el uso de los recursos técnicos.

TECNOLOGÍA Y COMUNICACIÓN VIRTUAL

Las comunicaciones virtuales dependen de la tecnología. El que podamos ver y escuchar al orador u oradora a través de una pantalla en tiempo real, en una reunión de grupo, es el resultado de un impresionante despliegue tecnológico que, hasta hace no mucho tiempo atrás, sólo estaba al alcance de pocos, con abultados presupuestos. Hoy por hoy está a disposición de cualquier persona que tenga una conexión a internet y una aplicación de teleconferencia de uso gratuito.

En este conjunto de tecnologías hay algunos elementos que escapan a nuestro control como usuarios o consumidores vulgares y silvestres. Pero hay otros sobre los que sí puedes influir para mejorar la calidad de tu comunicación. A continuación vamos a ver algunos de ellos. 

Antes de entrar en mayores detalles quiero dejar claro que no soy experto en tecnología. Simplemente voy a compartir el resultado de mi experiencia lidiando con dificultades prácticas surgidas de la necesidad de tener que comunicar en público delante de una pantalla. Son observaciones y recomendaciones que las utilizo para mí mismo y que comparto con mis clientes cuando empezamos a analizar su comunicación digital.

 
TU MINI-SET DE TELEVISIÓN

En una ocasión escuche decir a alguien que los escritorios de oficina -o las oficinas domésticas (home-office) para quienes trabajan desde casa- se han convertido en mini-sets de televisión. Y sí, efectivamente nos hemos visto obligados a incorporar una serie de artefactos a nuestros escritorios como micrófonos, lámparas, trípodes, pantallas, etc., que antes no eran necesarios. Para muestra, un botón, a continuación puedes ver mi escritorio de casa.

La analogía del mini-set de televisión me parece muy acertada y útil. Cuando comunicas a través de la pantalla conviene pensar en tu entorno de trabajo como en un set de televisión en pequeño. Cuanto mejor equipado esté tu set, mejor será la calidad de la emisión. 

En específico debes tener en cuenta los siguientes puntos.


LA IMAGEN

La calidad de la imagen que transmites en el medio digital viene determinada en gran parte por la calidad del dispositivo que captura la imagen, es decir tu cámara de video.

En este apartado tienes dos opciones. Puedes utilizar una cámara incorporada o una cámara externa. Las cámaras incorporadas son aquellas que vienen instaladas de fábrica en tu ordenador. Suelen ser muy básicas y de baja calidad. Por otra parte, una cámara externa es un dispositivo independiente que compras por separado. Pueden ser cámaras sencillas que sólo sirven para su uso con un ordenador, también conocidas como webcams, o pueden ser más sofisticadas como, por ejemplo, una cámara digital hecha y derecha con objetivos intercambiables y multitud de prestaciones profesionales. En este punto me referiré básicamente a las webcams, que son las de uso más extendido por ser muy sencillas de operar.

Las cámaras externas te ofrecen mejores prestaciones de captura de imagen que las que vienen con el ordenador. La imagen que transmiten es más definida, más luminosa y con colores más vibrantes. Muchas vienen con un micrófono incorporado, prestaciones de auto-enfoque, y aplicaciones que te permiten configurar variables de la imagen e incluso alejar o acercar encuadres. 

La oferta de mercado de este tipo de producto es muy amplia, al igual que el rango de precios. En general una buena webcam no suele tener un coste demasiado alto y mejorará de una manera notable el cómo se te ve del otro lado de la pantalla.  

Yo por ejemplo, utilizo una cámara Logitech Brio, capaz de grabar en 4K, por la que pagué alrededor de 170 euros. Las hay de menor precio y calidad aceptable, pero dado que hago presentaciones online todo el tiempo la inversión me pareció razonable.  Me ofrece una imagen muy superior a la cámara que viene con mi ordenador iMac y estoy contento con los resultados.

Algo a tomar en cuenta es que los ordenadores de última generación vienen con cámaras de mejor calidad, al igual que las de los smartphones. Si vas a emitir desde uno de estos dispositivos puede que no te haga falta ir por una cámara externa. Es cuestión de que valores tus necesidades, qué tan satisfecho estás con la imagen que obtienes y el rendimiento que vas a obtener de tu inversión.

En todo caso, y esto es muy importante, antes de comprar una cámara nueva asegúrate de revisar sus requerimientos de funcionamiento. Yo, por ejemplo, me encontré con que no todas las webcams son compatibles con los ordenadores de Apple, que operan con el sistema operativo IOs. Asegúrate de que el dispositivo sea compatible con el tipo y versión del sistema operativo de tu ordenador. 

LA LUZ

A diferencia del factor cámara, cuya importancia todos tienen claro, el factor luz muchas veces se deja de lado. Es un error. La iluminación juega un rol muy importante en la calidad y claridad de la imagen. 

Empecemos por decir que hay dos tipos de luz, la natural y artificial. Si estás en un espacio con ventanas por donde entra abundante luz, ningún problema, la iluminación natural es la mejor de todas.

Ahora bien, si es de noche, o trabajas en un espacio con poca luz natural o pobremente iluminado esto se notará en la calidad de la imagen que emites. Tu imagen pierde definición, color y en general queda un ambiente lúgubre y tristón, que según cual sea el objetivo de tu comunicación, no va a jugar a tu favor.

En tal caso te conviene mejorar la iluminación a través de una fuente de luz artificial. Puede ser una lámpara de mesa, de las de toda la vida, o puedes apelar a una solución especializada con una lámpara específica de estudio. Nuevamente aquí la oferta es muy amplia. Yo por ejemplo, utilizo un par de lámparas Elgato Key Light Air de escritorio, que me permiten, a través de una aplicación móvil, regular la intensidad y temperatura de la luz, según mi gusto.

Varias veces me han preguntado: ¿si compro una buena cámara, necesito igualmente preocuparme de la iluminación? La respuesta es depende. Es cierto que una buena cámara puede ayudarte a mitigar una pobre iluminación, pero si vas comunicar virtualmente de manera periódica lo ideal es que tengas una buena cámara y una buena iluminación. Ambas.

Cuestiones prácticas: cuando compres la lámpara toma en cuenta las dimensiones de la misma y si cuentas con el espacio suficiente para acomodarla en tu escritorio. Igualmente piensa en que si solo compras una y la pones a un costado, solamente iluminará un lado de tu cara, generando una sombra en la otra parte de tu rostro.


EL FONDO

El fondo que tienes detrás tuyo cuando transmites también tiene su importancia. En este caso, no porque influya directamente en la calidad de la imagen que emites, sino porque puede afectar la percepción que tiene la audiencia de ti. Piensa en las veces en que en reuniones virtuales ves personas que te habla con un fondo de cosas desordenadas que te distraen o dejan una mala impresión. O, a la inversa, aquellas personas que tienen unas bonitas estanterías con libros muy bien ordenados detrás suyo que les da un aire de gente ordenada e intelectual.

Lo cierto es que siempre va a haber algo detrás tuyo. Bien estés en tu oficina o en casa. La idea es que, independientemente de lo que sea que haya detrás, seas consciente de ello y que tengas la intención de que se vea. 

El nivel de producción del fondo puede llegar a niveles sofisticados. Solo hace falta ver a los youtubers más conocidos. La verdad es que no hace falta que llames a un decorador de interiores,  pero sí, como mínimo, asegúrate de que todo se vea limpio y que no haya nada que distraiga la atención de la audiencia sobre ti.

Si no te es posible acomodar un fondo a tu gusto, igualmente puedes apelar a la función de difuminado de fondo que actualmente ofrecen las aplicaciones más populares de transmisión online como Zoom o Google Meet. Otra opción interesante es la de establecer fondos virtuales. En ambos casos, los contornos de tu imagen pueden verse algo distorsionados. La mejor manera de asegurarte de que este problema se minimiza es utilizar una pantalla verde o azul detrás tuyo, también conocido como croma key. Yo utilizo una pantalla verde desplegable portátil, también de Elgato.

En todo caso, siempre queda mejor un fondo real. Pero si por alguna razón no puedes tenerlo, puedes apelar a estas alternativas. Como ves ya no hay excusas para tener un mal fondo.

Una recomendación práctica: sobre todo cuando estás con un portátil o smartphone evita ponerte delante de ventanas. Entrará la luz y la cámara no podrá enfocar bien tu cara o saldrás oscurecido.


EL SONIDO

En una comunicación virtual la calidad de la transmisión de tu voz viene definida por el micrófono con que la capturas.

El sonido es un factor clave de cualquier comunicación virtual. Es igual de importante que la imagen o, incluso, aún más. Así es, piénsalo. Si estás en una transmisión virtual en la que recibes una imagen difusa, pero el audio es claro y nítido, es posible seguir la comunicación. Obviamente no es lo ideal, pero puedes seguirla. 

Si por el contrario, la señal de video es buena, pero el sonido es malo, al grado de que te cuesta entender lo que dice quien habla,  entonces no te vas a enterar de nada. Me ha pasado muchas veces en reuniones virtuales y me imagino que a ti también. En tal caso, prefiero dejar de participar en la comunicación, porque es una pérdida de tiempo. 

Al igual que con el video, también tienes dos opciones en cuanto a micrófonos. Pueden ser incorporados o independientes. En términos generales los micrófonos que vienen de fábrica en los ordenadores son de calidad regular tirando a mala. Y si te encuentras en un entorno ruidoso, es que ya ni siquiera son una opción a considerar. 

En todo caso, vale la pena comprar un micrófono externo. Son micrófonos que ofrecen una mejor calidad de captura de la voz y pueden elevar mucho la percepción de calidad de tu comunicación por parte de tu audiencia virtual. 

Al igual que con las cámaras, también tienes una oferta amplia en cuanto a microfonía. ¡Algunos micrófonos pueden llegar a costar tanto o más que el propio ordenador!  Los tienes dinámicos o de condensador, de piso o de solapa, con conexión de cable USB, XLR o Bluetooth, entre otras variables. Y según la sofisticación que busques todo puede complicarse. Podrías, por ejemplo, necesitar una tarjeta de sonido o interfaz extra que medie entre el micrófono y el ordenador. 

La verdad es que para tener una buena emisión de audio, no hace falta gastarse una fortuna en un micrófono. Si normalmente emites desde un entorno en el que hay otras personas trabajando, una buena alternativa son los headsets o auriculares con micrófono incluido. Te aíslan del ruido externo, tanto en la escucha como en la captura de tu voz y ofrecen una calidad mucho mayor que los micrófonos de los ordenadores. El problema de estos dispositivos es que, según cual tengas, pueden tener un aspecto aparatoso y hacerte ver un poco extraño.

Si dispones de un ambiente silencioso puedes optar por un micrófono de pie, que tienen una calidad aún mayor. Para un uso estándar, basta con un buen micrófono con una salida USB para conectar directamente al ordenador. 

En mi caso, utilizo varios tipos de micros independientes, según la situación. Si debo comunicar en un entorno ruidoso, o si estoy fuera de mi oficina y voy a utilizar un ordenador portátil o mi smartphone, utilizo unos earpods pro inalámbricos de Apple, que tienen un micrófono incorporado con una calidad de audio decente. Si emito desde mi ordenador de sobremesa, lo hago con un micrófono RODE NT-USB. Para mi podcast, voy al arsenal más pesado: un micrófono Shure SM7B, de uso profesional, que conecto a través de un interfaz de audio a mi ordenador.

Un aspecto práctico muy importante a considerar: cuando compres un micrófono externo asegúrate de que la salida del micrófono se ajusta a tu ordenador. Los headsets más sencillos suelen tener salidas de tomas de audio estándar de 3.5 mm; los más sofisticados vienen con USB e incluso tecnología inalámbrica Bluetooth. Si compras un headset o auriculares de conexión inalámbrica, asegúrate de que tu ordenador soporta la misma versión de Bluetooth. 

Los micrófonos de sobremesa pensados para ser usados con un ordenador suelen tener una salida USB, con lo cual puedes conectarlos directamente a cualquier ordenador que tenga una entrada de este tipo (que no es el caso de los Macbooks de última generación, en cuyo caso necesitarás un periférico de adaptación adicional). 

 Los micrófonos de uso más profesional presentan dificultades añadidas, ya que suelen tener una salida XLR y necesitan adicionalmente una fuente de energía externa para poder funcionar, por lo que necesitas acoplarlos a un interfaz de audio independiente, que después conectas a tu ordenador, generalmente mediante un cable USB. Es una complicación que no vale la pena para un uso estándar.

LA CONECTIVIDAD

La conectividad tiene que ver tanto con la capacidad de tu conexión a internet, como la de los destinatarios de la transmisión.

Toma en cuenta que cuanto mayor sea la calidad de la imagen que captura la cámara y el audio que recoge el micrófono, mayor será el ancho de banda de conexión a internet que requiera tu ordenador o dispositivo para transmitir esa información. 

Si tu conectividad es limitada debido a un pobre servicio de internet y decides comprar un equipamiento sofisticado puedes encontrarte con la desagradable sorpresa de que del otro lado, tu comunicación se entrecorta y no se te ve bien, ni tampoco se te escucha adecuadamente. El remedio habrá sido peor que la enfermedad.

Es cierto que las aplicaciones más populares de comunicación virtual en tiempo real, como Zoom o Google Meet, te ofrecen opciones para ajustar la calidad de la emisión y que de manera automática ajustan el nivel de definición de la imagen para ajustarla a tu conexión. En todo caso es importante que valores tu nivel de conectividad, antes de sacar la tarjeta de crédito para adquirir cualquier dispositivo, porque de nada sirve que compres equipamiento muy bueno y potente que requiere un gran ancho de banda, si tu conexión a internet la mueve un hamster dando vueltas en una rueda. Es tirar dinero a la basura.

A veces la solución de una conexión pobre, en el caso de que te conectes a una red a través del wi-fi, es que consigas un cable ethernet y conectes tu ordenador/computador directamente al router. De esta manera ganarás mayor potencia y cobertura en la transmisión y descarga de datos.

Ya para concluir, imagen, sonido, iluminación fondo y conectividad son recursos básicos de la comunicación digital. 

Espero que la información que acabas de ver te sea de utilidad para  empezar a construir o mejorar tu mini-set de difusión digital y empezar a llevar tu comunicación virtual al siguiente nivel.