Qué es la entrega y su importancia cuando comunicas en público

Cuando asesoro a líderes en la preparación de presentaciones en público, trabajamos dos aspectos diferenciados: a) el contenido y b) la entrega del contenido. O dicho de otra manera, qué se va a decir y el cómo se va a decir. 

Ambos aspectos son igualmente importantes para el éxito de la comunicación. Ambos merecen atención y preparación. 

Sin embargo, en los hechos los profesionales suelen dedicar mucho más tiempo de trabajo a la definición de los contenidos, que a la práctica de la entrega de los mismos.

Y esto es un error.

Porque la presentación de un mismo contenido, habiendo ensayado la entrega y sin ensayarla, tendrá impactos muy distintos. La diferencia puede ser el éxito o el fracaso de la comunicación.

Una entrega dinámica y fluida aviva la atención de la audiencia, facilita la comprensión de los contenidos y te conecta con el público, potenciando tu autoridad y credibilidad.

Una entrega pobre e improvisada, con muletillas al hablar y titubeos, aburre a la audiencia, la confunde y hace que el público se desconecte, aunque el contenido sea teóricamente interesante y el orador sea un experto en la materia.

Por eso, si quieres presentar con impacto, debes asegurarte de que cuentas con un buen contenido y también de que das una buena entrega. 

¿Qué puedes hacer para que así sea?

¿QUÉ HACE FALTA PARA DAR UNA BUENA ENTREGA?

La capacidad de dar una buena entrega depende de dos factores: a) tu grado de elocuencia y b) la preparación para esa comunicación.

La elocuencia es una habilidad que desarrollas con el tiempo y experiencia comunicando en público. Como es obvio, a un orador experimentado y elocuente le resultará más fácil que a un comunicador inexperto lograr una buena entrega, lo cual no quiere decir que no tenga que prepararse para cada presentación. 

Sobre el segundo punto, el de la preparación, ahí sí que puedes incidir totalmente, con independencia de tu nivel como orador. ¿Cómo? Básicamente ensayando la presentación. Cuanto más ensayes la presentación mejor te saldrá la entrega. Tan sencillo como eso.

Piensa que cuando ensayas internalizas los contenidos, lo que te permite exponer tus ideas con mayor fluidez y seguridad, además de otros 10 beneficios de ensayar tu presentación en público.

Ojo con lo siguiente: ensayar no consiste en leer los contenidos de un documento en voz alta, ni tampoco repasar mentalmente los contenidos. 

Ensayar significa practicar la entrega como si efectivamente estuvieses dando la presentación delante de la audiencia: con atención e intención. Puedes memorizar la presentación o utilizar un guión, eso depende de ti, lo importante es que lo hagas lo más real posible. 

LA ENTREGA Y EL MIEDO A HABLAR EN PÚBLICO

Si el enemigo número uno de una buena entrega es la falta de preparación, el enemigo número dos es el miedo a hablar en público.

Nadie tiene miedo a la parte de la recolección de datos e investigación o a escribir el discurso. A lo que la gente le suele temer es, precisamente, al momento de la entrega de la presentación: cuando están delante del público.

Quienes sienten miedo a hablar en público se imaginan escenarios de fracaso y humillación. Luego, cuando llega el día de tener que presentar, ese miedo se manifiesta con fuerza en un estado mental y síntomas físicos que provocan que, efectivamente, la presentación fracase. Es lo que se conoce como una profecía autocumplida.

¿Cómo puedes trabajar el miedo a hablar en público y evitar esa profecía autocumplida? 

Nuevamente, ensayar a conciencia la presentación te va a facilitar sentirte más cómodo y eso incidirá positivamente en tu confianza y desempeño.

También existen una serie de estrategias que puedes conocer leyendo el post sobre técnicas para vencer el miedo a hablar en público.

LA ENTREGA Y LA COMUNICACIÓN NO VERBAL

Un aspecto clave de la entrega es la comunicación no verbal. 

¿Qué es la comunicación no verbal? Es el conjunto de señales que emites, sin que medien palabras. Por ejemplo, expresiones faciales, gestos con las manos, tono de voz, etc. 

La audiencia percibe estas señales, las interpreta y las utiliza para dar significado a tus palabras y sacar conclusiones sobre cuáles son tus emociones e intenciones. 

Según diversos estudios, la comunicación no verbal es determinante en la interpretación de la audiencia del conjunto de la comunicación.

Toma en cuenta que cuando comunicas en público, continuamente estás comunicando no verbalmente, seas o no consciente de ello, voluntaria o involuntariamente. Todos tus comportamientos no verbales envían señales, incluso cuando estás en silencio.

Por eso, la entrega de la presentación empieza el momento mismo en que ingresas al lugar donde se encuentra tu audiencia, quienes ya empiezan a analizarte a partir de tu comunicación no verbal. 

Las primeras impresiones cuentan y los factores no verbales influyen en estas impresiones. 

ENTREGA Y POWER POINT

El Power Point es una herramienta muy extendida cuando se trata de presentaciones en público, sobre todo en entornos corporativos. Es pues un elemento de la entrega de la presentación a tomar en cuenta.

Dicho esto, también hay que advertir que muchos profesionales piensan que toda presentación debe ir acompañada de diapositivas, lo cual es un mal enfoque del asunto. 

Debes evaluar en cada caso si realmente necesitas diapositivas de apoyo y, en todo caso, siempre dosificar su uso.

Bien dosificado el Power Point ciertamente puede ser de gran provecho. Contar con diapositivas de apoyo visual puede ser muy útil para explicar sistemas, procesos, datos y estadísticas.  Además, como bien dice el refrán, muchas veces una imagen vale por mil palabras. Por eso, vale la pena aprender cómo diseñar diapositivas eficaces.

Toma en cuenta que ciertos errores en el uso del Power Point pueden terminar convirtiendo lo que se supone iba a ser un apoyo para el éxito del orador, en un obstáculo. 

Un claro ejemplo es pasártela leyendo diapositivas; una práctica muy usual que irrita a cualquier audiencia. Tu público supone que eres experto en el tema del que vas a hablar y espera que actúes como tal.

En definitiva el Power Point es una gran herramienta que puede añadir impacto a la entrega de tu presentación, siempre y cuando la uses con tino.

EJECUCIÓN DE LA ENTREGA: EL DÍA DE LA PRESENTACIÓN

Tienes todo en orden y preparado. Tienes un contenido bien diseñado, has ensayado lo suficiente la presentación. Llega el día de la presentación.

Asegúrate de que llegas en las condiciones adecuadas: anímicamente dispuesto, mentalmente concentrado y físicamente preparado para tener un buen rendimiento.  

Descansa bien, come ligero y no tomes estimulantes antes de la presentación. Si lo necesitas, utiliza técnicas de relajación y de calentamiento físico y vocal.

Ocúpate de tener toda la logística en orden: revisa los aspectos prácticos antes de presentar para evitar sorpresas desagradables de último minuto.

Llegado este momento, ya no vale de nada pensar en el pasado. Que si me olvidé de esto, o de aquello, que debería añadir una historia o una diapositiva, que estoy nervioso, etc, etc, etc. 

Debes centrarte en el momento, en el acto de la comunicación y en tu audiencia.

Recuerda que la presentación empieza antes de que digas la primera palabra. Si estás sonriendo y te ves entusiasmado cuando te levantas para pronunciar tu discurso o presentación, estableces un tono de calidez y amistad. Si te ves serio y tenso, estableces otro tipo de tono: uno de ansiedad e incomodidad.

Cuando presentas en público, lideras. Y el líder influye anímicamente en los demás. Las emociones son contagiosas. Es importante mostrar confianza y entusiasmo, para que los demás se entusiasmen por tus ideas. Piénsalo si tú no te ves convencido de lo que dices y entusiasmado con tus ideas, ¿cómo esperas que los demás lo estén?

CONCLUSIÓN

Decía Benjamin Franklin que fallar en prepararte es prepararte para fallar. También aplica en la entrega de una comunicación en público.

Nunca olvides que la manera en que entregas la presentación es determinante para el éxito de la comunicación. Y no menos importante, influye en la imagen que dejas en la audiencia, que se extiende más allá de esa comunicación.

Prepara adecuadamente tu entrega. Reserva el tiempo necesario para ensayarla y lograrás los resultados que buscas en tu presentación o discurso.