10 Errores a evitar cuando presentas con Power Point
El Power Point es una de las mejores herramientas al servicio de un orador, con una de las peores reputaciones.
¿Por qué?
Porque la mayoría de los presentadores la utilizan mal.
Piénsalo, ¿cuántas veces te ha tocado estar en una presentación profesional en la que el presentador utilizaba diapositivas difíciles de entender, mal diseñadas y/o se la pasaba leyendo el contenido de la pantalla? Seguro que en muchas. Demasiadas.
Y es una lástima, porque bien utilizadas, las diapositiva pueden aportar mucho a una presentación.
Para que puedas ir por el buen camino y evites cometer errores a la hora de utilizar el Power Point o cualquier otro tipo de software o aplicación de apoyo visual, a continuación te explico 10 errores que veo que cometen profesionales cuando utilizan Power Point en sus presentaciones en público.
Vamos con ello.
1. Creer que toda presentación en público requiere de un Power Point.
Muchos profesionales utilizan Power Point cada vez que tienen que hablar en público. ¿Por qué? Porque en su mente igualan presentación en público con Power Point. Para ellos es impensable dar una presentación sin Power Point.
Es un error de concepto. El Power Point no es la presentación. El Power Point es una herramienta de apoyo visual, al servicio de la presentación. A veces puede resultar útil emplearla. A veces no. Es algo que tienes que valorar en cada presentación.
Utiliza la herramienta si y sólo si te ayuda a mejorar la presentación de algún contenido concreto. Y si lo haces dosifica las diapositivas. Que sean pocas, pero buenas. De ser posible, prescinde completamente de ellas. De esta manera la atención de la audiencia estará enfocada 100% en ti.
2. Pensar que el Power Point agota el universo de las ayudas visuales.
Para muchos profesionales no existe más soporte que unas diapositivas.
Es importante recordar que también existen otro tipo de recursos visuales. Por ejemplo, la clásica y muy venerable, pero por eso no menos efectiva, actividad de escribir en una pizarra, el uso de rotafolios o el de objetos concretos.
Si tienes disponibles estos otros recursos, planifica la presentación para utilizarlos de manera combinada con el Power Point. Un mix de distintas ayudas visuales añade variedad a la presentación y la hace más dinámica y amena.
3. Depender del Power Point durante la presentación.
Muchos presentadores son incapaces de dar su presentación sin el Power Point. Yo digo que son adictos al Power Point. Este es un problema.
Cuando dependes del Power Point y te la pasas leyendo diapositivas, pierdes credibilidad. Tu presentación en público pasa a convertirse en lectura en público. Y, sinceramente, para eso es mejor que envíes por email el documento y cada cual lo lea cuando vea conveniente en privado.
Además siempre pueden ocurrir imprevistos como, por ejemplo, dificultades técnicas que impidan que puedas poner las diapositivas y deberías ser capaz de dar la presentación sin el Power Point.
Se supone que eres experto en la materia sobre la que estás presentando. !Actúa como tal!
4. Empezar a preparar la presentación con las diapositivas.
Muchos profesionales empiezan el proceso de preparación de sus presentaciones, abriendo la aplicación del Power Point y escribiendo las ideas que les llegan a la mente en el lienzo. Sólo después se ponen a pensar en qué van a decir en esas diapositivas.
Esta es una muy mala práctica. ¿Por qué? Porque si sigues ese procedimiento, todos los contenidos de la presentación estarán vinculados a diapositivas. Tu presentación en público acabará siendo un largo pase de diapositivas.
Para evitar esto, define primero tu mensaje y el contenido básico de tu charla y luego cuando ya los tengas, y sólo entonces, decide si necesitas diapositivas y dónde.
Te darás cuenta que habrán algunos puntos donde sí puedes sacar partido de una ayuda visual, pero que, en general, no son necesarias en la mayor parte de tu charla.
5. Utilizar las diapositivas como ayuda memoria durante la presentación.
Muchos presentadores utilizan el Power Point como ayuda memoria. Inmediatamente empiezan su presentación en público ya lanzan una diapositiva. Y así continuan para todas y cada una de las partes de su charla. En consecuencia, se la pasan mirando a la pantalla.
Esto es un problema, por múltiples razones: a) pierdes contacto visual con la audiencia, c) generas la impresión de que no has preparado suficientemente la presentación, d) si el Power Point no funciona por cualquier razón, la presentación se viene abajo.
¿Cómo evitas estos problemas?
Preparando y dominando el contenido de tu presentación, de manera tal que puedas darla sin problemas, incluso sin diapositivas.
6. Diseñar las diapositivas de Power Point para que sirvan de documento escrito.
Muchas veces el comunicador prepara las diapositivas pensando en que luego las entregará como documento-resumen al público. En consecuencia, atiborra de contenido escrito las diapositivas.
Es un error.
Las diapositivas son un material de soporte visual para utilizar durante la presentación. Esa es su función. Acompañan las palabras del orador, no las sustituyen.
Si quieres repartir tus diapositivas entre los asistentes, está bien, pero no las llenes de texto. Si tienes que entregar un documento escrito, prepara uno específico a ese fin.
Hay una razón por la que Microsoft creó diferentes programas para Word, Excel y PowerPoint… ¡es porque cada tipo de documento tiene un propósito diferente!
7. Descuidar el contacto visual con la audiencia por mirar a la pantalla.
El contacto visual es un elemento fundamental de la comunicación oral. Cuando miras a la audiencia a los ojos, activas su atención y generas confianza.
Muchas veces cuando usan el Power Point los oradores ceden a la tentación de pasar más tiempo del necesario, de cara a la pantalla, en lugar de mirando a la audiencia. El resultado: la audiencia desconecta de ellos.
Asegúrate de que miras la pantalla sólo el tiempo indispensable.
8. No aplicar conceptos básicos de diseño a las diapositivas.
Iniciarse en el uso del Power Point es muy sencillo. El software ha sido diseñado para que no haga falta saber nada de diseño para crear diapositivas.
Y eso es lo que ocurre en muchos casos de presentaciones profesionales. Profesionales muy competentes en su área, pero que no tienen la mínima idea sobre diseño, se ponen a elaborar elementos de comunicación visual.
No sorprende por tanto, que tantas presentaciones tengan un pésimo diseño. Y por pésimo diseño, no me refiero a que sean estéticamente horrendas (que también), sino que el diseño no contribuye a una mejor comprensión de la audiencia, que es lo realmente importante. De hecho, muchas veces incluso la dificultan.
El Power Point es un apoyo visual, por tanto el aspecto del diseño es fundamental. Con esto no quiero decir que te pongas a hacer la carrera de diseño gráfico para poder hacer unas diapositivas. Pero si utilizas Power Point con cierta frecuencia, te conviene aprender algunas nociones básicos de diseño gráfico aplicado a ese medio.
Este punto en sí mismo da para un post entero, que publicaré próximamente, con consejos de diseño para preparar tu Power Point.
9. Ensayar la presentación sin las diapositivas.
Queda muy mal cuando durante la presentación el orador parece que se sorprende con el contenido de una diapositiva, titubea, o no sabe cuál viene a continuación.
Si tienes pensado utilizar diapositivas en tu presentación, asegúrate de que ensayas tu presentación en público con las diapositivas.
Esto es indispensable, sobre todo cuando la presentación ha sido diseñada por alguien del equipo distinto a quien va a dar la presentación.
10. No verificar el correcto funcionamiento del equipo.
Una de las situaciones más incómodas y estresantes para cualquier presentador se produce cuando arranca con la presentación y se da cuenta de que su Power Point no funciona correctamente.
Y es que los imprevistos ocurren. A veces el proyector no funciona, el archivo PPT no abre, el audio no marcha, las pilas del pasador se agotaron, etc.
Asegúrate de llegar al lugar de la presentación con suficiente antelación. Así verificas que la logística del Power Point es correcta. Y si surge algún problema tienes tiempo suficiente para buscar soluciones, antes de que empiece la presentación.
Espero que esta lista con los 10 errores de Power Point te ayude a reflexionar sobre cómo utilizas esta herramienta en tus propias presentaciones, para que lo hagas aún mejor en una próxima oportunidad.
Este artículo ha sido escrito por JC Durán como un aporte al conocimiento y divulgación de las buenas prácticas de la oratoria y el hablar en público.
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