10 errores de concepto cuando presentas con Power Point

El Power Point es una de las mejores herramientas al servicio de un orador, con una de las peores reputaciones.

¿Por qué?

Porque la mayoría de los presentadores la utilizan mal. 

Piénsalo, ¿cuántas veces te ha tocado estar en una presentación profesional en la que el presentador utilizaba diapositivas recargadísimas, difíciles de entender, o se la pasaba leyendo el contenido de la pantalla sin apenas hacer contacto visual con la audiencia? 

Seguro que en muchas. Demasiadas.

Y es una lástima, porque bien utilizadas, las diapositivas pueden aportar mucho a una presentación.  Pero mal empleadas, en lugar de mejorar la comunicación, la entorpece.

Para que  esto no te ocurra, a continuación te explico 10 errores de concepto que veo que a menudo cometen profesionales cuando utilizan Power Point en sus presentaciones en público. 

Vamos con ello.

1. Creer que toda presentación en público requiere de un Power Point.
Muchos profesionales utilizan Power Point cada vez que tienen que hablar en público. ¿Por qué? Porque en su mente presentar en público =  Power Point. Para ellos dar una presentación en público sin su correspondiente Power Point, es impensable. Sería como salir a la palestra desnudos.

Este es un error de concepto. El Power Point no es tu presentación. El Power Point es una herramienta de apoyo visual, al servicio de tu presentación. 

Utiliza la herramienta si y sólo si te ayuda a mejorar la presentación en algún contenido concreto. A veces puede resultar útil emplearla. A veces no. Y en cualquier caso, si decides apelar a diapositivas de apoyo, hazlo con mesura. Dosifícalas. 

De hecho, yo cuando presento en público prefiero, de ser posible, prescindir completamente del Power Point. De esta manera tengo el 100% de la atención de la audiencia sobre mi persona. ¿Una locura? Pruébalo, seguro te sorprendes. 

2. Empezar a preparar la presentación con el Power Point a mano. 
¿Cómo empieza la gran mayoría de profesionales el proceso de preparación de sus presentaciones?  Te lo digo: abriendo la aplicación del Power Point y escribiendo las ideas que les llegan a la mente en el lienzo. Sólo después se ponen a pensar en qué van a decir en esas diapositivas. ¿Te suena de algo?

Quizá tú mismo lo haces así., lo cual no sería raro, porque es una práctica tan extendida, como perjudicial. 

Es algo que es mejor evitar, porque si sigues ese procedimiento todos los contenidos de tu presentación estarán vinculados a diapositivas. Tu charla acabará siendo un laaaargo pase de diapositivas; más aburrido que el pase de fotos de las últimas vacaciones de mis suegros. 

Mejor define primero tu mensaje y el contenido básico de tu comunicación y luego cuando ya los tengas, y sólo entonces, decide si necesitas diapositivas y dónde.

Te darás cuenta que habrán algunos puntos donde sí puedes sacar partido de una ayuda visual, pero que, en general, no son necesarias en la mayor parte de tu charla.

3. Utilizar las diapositivas como ayuda memoria durante la presentación.
Muchos presentadores utilizan el Power Point como ayuda memoria. 

Inmediatamente empiezan su presentación en público lanzan la primera diapositiva. Y así continuan. Para todas y cada una de las partes de su charla tienen diapositivas. Y para mayor INRI, saturadas de parrafadas. 

Lo que se supone era una presentación en público, se convierte en una lectura en público de diapositivas.

Esto es un problemón, por múltiples razones que se acumulan: a) generas la impresión de que no has preparado suficientemente la presentación, b) pierdes contacto visual con el público, c) la audiencia deja de prestarte atención y se dedica a leer, d) si el Power Point no funciona por cualquier razón, no eres capaz de seguir con tu presentación, etc. 

Demasiados inconvenientes y desventajas. 

¿Cómo solucionas este problema? Si necesitas sí o sí una ayuda memoria, utiliza unas notas separadas. Y si no utilizas ninguna ayuda memoria, mejor. 

Se supone que eres experto en la materia sobre la que estás presentando. !Actúa como tal!

4. No aplicar conceptos básicos de diseño a las diapositivas.
Iniciarse en el uso del Power Point es muy sencillo. El software ha sido diseñado para que no haga falta saber nada de diseño para crear diapositivas. 

Y eso es lo que precisamente ocurre. Profesionales muy competentes en su área y con buenas intenciones, pero que no tienen la mínima idea sobre comunicación visual, se ponen a “diseñar” diapositivas.

No sorprende por tanto, que tantas presentaciones tengan un pésimo diseño. Y por pésimo diseño, no me refiero a que sean estéticamente feas (que también), sino que el diseño no contribuye a una mejor comprensión de la audiencia, que es lo realmente importante. 

De hecho, muchas veces incluso la dificultan.

El Power Point es un apoyo visual, por tanto el aspecto del diseño es fundamental. Con esto no sugiero que te pongas a estudiar la carrera de diseño gráfico para poder hacer unas diapositivas. No. Pero si utilizas Power Point con cierta frecuencia, te conviene aprender algunas nociones básicos de diseño gráfico y comunicación visual aplicadas a ese medio. Yo lo hice y no es nada complicado.

Este punto en sí mismo da para un post entero, que publicaré próximamente, con consejos de diseño específicos para preparar tu Power Point.

5. Diseñar las diapositivas de Power Point para que sirvan de documento escrito.
Muchas veces el comunicador prepara las diapositivas pensando en que luego las entregará como documento-resumen al público. 

Es un error.

Las diapositivas son un material de soporte visual para utilizar durante la presentación. Esa es su función. Acompañan las palabras del orador, no las sustituyen.

Si quieres repartir tus diapositivas entre los asistentes, está bien, pero no las llenes de texto. Si tienes que entregar un documento escrito, prepara uno específico a ese fin.

Hay una razón por la que Microsoft creó diferentes programas para Word, Excel y PowerPoint… ¡es porque cada tipo de documento tiene un propósito diferente!

6. Descuidar el contacto visual con la audiencia por mirar a la pantalla.
El contacto visual es un elemento fundamental de la comunicación no verbal, en cualquier comunicación en público. 

Cuando miras a la audiencia a los ojos, activas su atención y generas confianza. Por otro lado, cuando no haces contacto visual pierdes conexión y autoridad. 

Muchas veces los oradores, cuando usan el Power Point, ceden a la tentación de pasar más tiempo del necesario, de cara a la pantalla, en lugar de mirando a la audiencia. Y pasa lo que pasa.

El resultado: la audiencia desconecta de ellos.

Asegúrate de que miras la pantalla sólo el tiempo indispensable. 

7. Pasártela leyendo diapositivas para disimular tu falta de preparación.

Muchos tratan de disimular el hecho de que no han preparado lo suficiente su presentación leyendo sin rubor sus diapositivas atiborradas de texto. Seamos sinceros, ¿quién no lo la hecho alguna vez para salir del paso?

Pues bien, que sepas que el remedio es peor que la enfermedad. Cada vez que te pones en plan lectura, delante de una audiencia, sea en presencial u online, a los oyentes nos sale humo por las orejas.

Sentimos que se  nos está tomando el pelo, que no se respeta nuestro tiempo. ¿Porqué demonios el orador no he hecho su trabajo?

La solución: !aprende tu presentación!

 8. Ensayar la presentación sin las diapositivas.

Queda muy mal cuando estás dando tu presentación, pones una diapositiva y parece que te sorprendes con el contenido, titubeas, o no sabes exactamente cuál viene a continuación.

Si tienes pensado utilizar diapositivas en tu presentación, asegúrate de que ensayas tu presentación en público con las diapositivas.

Ensayar es absolutamente indispensable cuando la presentación ha sido diseñada por alguien distinto a quien va a dar la presentación.
 

 9. Pensar que el Power Point agota el universo de las ayudas visuales.

Para muchos profesionales no existe más soporte ni ayuda visual que unas diapositivas.

Es importante recordar que también existen otro tipo de recursos visuales. Por ejemplo, la clásica y muy venerable, pero por eso no menos efectiva, actividad de escribir en una pizarra, el uso de rotafolios o la exhibición de objetos concretos.

Si tienes disponibles estos otros recursos, planifica la presentación para utilizarlos de manera combinada con el Power Point. 

Un mix de distintas ayudas visuales añade variedad a la presentación y la hace más dinámica y amena.

10. No verificar el correcto funcionamiento del equipo, antes de la presentación.

Una de las situaciones más incómodas y estresantes para cualquier presentador se produce cuando se apresta a utilizar su primoroso Power Point, pero…no puede hacerlo…algo se ha roto. 

Y es que los imprevistos ocurren. A veces el proyector no funciona, el archivo PPT no abre, la conexión a internet falla, el audio no marcha, las pilas del pasador se agotaron, etc. Y todas estas posibilidades las enumero porque las he vivido en primera persona. Y se pasa muy mal.

Para evitarlo, asegúrate de llegar al lugar de la presentación con suficiente antelación para verificar que la logística para utilizar el Power Point es la correcta. Así, si surge algún problema tienes tiempo suficiente para buscar soluciones, antes de  que empiece la presentación.

Espero que esta lista con los 10 errores de Power Point te ayude a reflexionar sobre cómo utilizas esta herramienta en tus propias presentaciones. Recuerda: la audiencia no asiste a una presentación para leer un Power Point, sino para verte a ti, conocer tus ideas y convicción. El Power Point es un apoyo, la estrella eres tú.

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