Escribir para ganar claridad cuando presentas en público

Una de las frases que me gusta repetir cuando enseño a crear presentaciones efectivas es: “No existe una buena oratoria sin una adecuada pensatoria”.

O, dicho de otra manera: no puedes comunicar en público con claridad si antes no tienes las ideas claras en tu cabeza.

Lo repito a menudo porque gran parte de las quejas que escucho por parte de ejecutivos en presentaciones corporativas internas se relacionan con la falta de claridad: que el presentador no va directo al grano, que hay contenido que no aporta, o que la presentación se alarga más de la cuenta.

Y es que comunicar ideas con claridad no es algo que podamos dar por hecho, aunque conozcamos mucho sobre el tema. No es algo que surja, como por arte de magia. Hay que trabajarlo durante la preparación de la presentación.

¿Y cuál es la manera de conseguirlo? De eso trata este post. De una de las técnicas más útiles para lograr esa deseada claridad: la escritura.

LA PRESENTACIÓN EN PÚBLICO: UN PUZLE DE CONTENIDOS CON SENTIDO

Antes de entrar en consejos concretos, pensemos un momento en qué es una presentación en público.

En esencia, es una forma de comunicación oral en la que trasladamos una información preparada de antemano, a una audiencia con el objetivo de que la comprenda y, eventualmente, haga algo con ella.

Es una tarea que implica un trabajo elaboración previo. Al empezar ese proceso solemos tener una idea de lo que queremos conseguir y una masa de contenidos, ideas y materiales que podríamos utilizar: datos, conceptos, cifras, historias, imágenes. Yo los llamo piezas de contenido.

Nuestro trabajo como presentadores consiste en seleccionar esas piezas, quizá buscar otras, y ordenarlas para convertirlas en información: un conjunto compacto y coherente que tenga sentido para la audiencia.

A este proceso de pensamiento, reflexión y clarificación lo llamo “montar el puzle”. Un puzle donde todas las piezas encajan para componer una imagen con cara y ojos. 

 Es un paso fundamental para poder lograr una comunicación clara y efectiva.

Sin embargo, la mayoría de los profesionales no empieza por ahí. Empieza abriendo PowerPoint. Y es un error. Te explico por qué.

EL ERROR PRIMORDIAL: ARRANCAR CON POWERPOINT

Lo habitual cuando empezamos a preparar una presentación es abrir PowerPoint. Lo sé porque lo veo continuamente con mis clientes y porque —todo hay que decirlo— es un error que yo también cometí en su día.

Abres la aplicación, creas una diapositiva, escribes algunas ideas sobre el lienzo y empiezas a desarrollarlas allí mismo. Es uno de los que yo denomino errores de concepto en el uso de Power Point.

Entiendo perfectamente por qué resulta tentador trabajar así. Da la sensación de que estamos siendo productivos, de que estamos haciendo dos cosas a la vez: trabajando el contenido y al mismo tiempo avanzando con las diapositivas.

El problema es que, en realidad, estamos mezclando dos trabajos diferentes. Y eso tiene consecuencias.

Primero, pierdes profundidad en el pensamiento. Cuando trabajas directamente sobre PowerPoint, limitas de manera bastante inconsciente el alcance de tu reflexión. Sabes que una diapositiva necesita simplificar las ideas, no desarrollarlas. Así que evitas escribir párrafos largos, precisamente los que muchas veces necesitas para explorar un pensamiento, establecer conexiones y llegar a conclusiones más profundas.

Segundo, interrumpes el proceso de pensamiento.
Mientras avanzas, no solo estás pensando qué quieres decir. Te distraes pensando qué título poner, qué imagen utilizar, cómo distribuir los elementos, etc. Y ese cambio constante de foco interrumpe la reflexión y le resta calidad. Para colmo, muchas de esas diapositivas acabarán desapareciendo cuando el contenido evolucione. Con lo que, además de haber pensado menos, habrás perdido tiempo.

Y tercero, condicionas la presentación que vendrá después.
Si PowerPoint se convierte en la herramienta con la que construyes tu pensamiento, es muy probable que termines construyendo también la presentación alrededor de las diapositivas. Y ahí aparece la típica presentación/pase de diapositivas: una detrás de otra, mientras tú acabas mirando más a la pantalla que a las personas que tienes delante.

En resumen: utilizar desde el principio una herramienta pensada para el apoyo visual como herramienta para pensar no es una buena idea.

Entonces, ¿qué hacer?

Algo muy distinto: escribir.

LA ESCRITURA COMO HERRAMIENTA DE PENSAMIENTO

La escritura es una tecnología muy antigua. Se desarrolló hace unos 5.400 años en Mesopotamia, en lo que hoy es Irak. Y, sin embargo, miles de años después, sigue siendo una de las herramientas más potentes que tenemos para conseguir claridad en el pensamiento.

Pero muchas personas la rechazan. Descartan la escritura como herramienta para pensar porque creen que escribir es una tarea demasiado difícil.

Y lo entiendo. Como lectores estamos acostumbrados a encontrarnos pensamientos perfectamente formulados en periódicos, libros y revistas. Ideas que han pasado por la cabeza, la pluma y, muchas veces, varias rondas de revisión de autores y editores.

Por eso podemos llegar a pensar que, cuando escribimos, tenemos que ser capaces de producir desde el primer momento ideas perfectamente acabadas y además bien escritas.

Pero no funciona así. Al menos, no para el uso que le vamos a dar a la escritura.

Porque escribir no es el resultado de tener las ideas claras. Es una herramienta para conseguir tenerlas claras.

Cuando escribes para aclarar una idea, estás centrado en tu pensamiento. Tienes que prestar atención a lo que estás pensando, ponerlo en palabras y tomar decisiones sobre cómo formularlo. Y eso te obliga a profundizar.

Además, dejas un registro de ese pensamiento que puedes volver a leer, revisar y utilizar  para seguir afinando y construyendo.

Esta utilidad de la escritura es una de las razones por las que yo mismo he invertido cientos de horas en escribir los cerca de 200 posts de este blog y un libro, Las 24 Claves para Comunicar en Público.

Un ejemplo muy interesante que demuestra la importancia de escribir, es el del liderazgo de Jeff Bezos,  fundador y CEO de Amazon, un fan de la escritura. 

Hace años estableció que antes de determinadas reuniones los ejecutivos deben preparar documentos escritos sobre los temas que van a tratar. No, diapositivas, sino un texto. Y con ello acompañaban su presentación. ¿Para qué? Eso obligaba al expositor a tener mayor claridad y permitía los demás miembros del comité leer previamente el documento. Así la reunión podía dedicarse a discutir las ideas, más que a presentarlas. 

John Rossman, ejecutivo de Amazon, en una entrevista explica cómo tuvo que redactar uno de estos documentos para debatir el proyecto de Amazon Marketplace. Según observó, redactar las ideas y propuestas en forma de narrativas completas daba lugar a mejores ideas, mayor claridad y conversaciones de mayor calidad.

Ya lo ves, escribir es una de las mejores maneras de ganar claridad en el pensamiento e incluso puedes utilizar el resultado para enviar antes de tu presentación.

¿Y QUÉ PAPEL PUEDE TENER LA IA EN TODO ESTO?

Es una pregunta que, a estas alturas, resulta inevitable. La IA está por todas partes en el mundo profesional. Nos ayuda a ser más productivos y nos permite ahorrar tiempo en muchas tareas. Y, por supuesto, muchos profesionales ya la utilizan para preparar sus presentaciones.

La pregunta es: ¿hasta qué punto puedes o debes apoyarte en la IA para preparar el contenido de una presentación? 

Mi opinión, a día de hoy, es bastante clara: Si tienes que preparar una presentación, no delegues en la máquina el “proceso de aclaración”. 

Sé que resulta tentador. Coges una colección de frases, ideas, datos y materiales, se los entregas a una IA y le dices: “dale sentido a todo esto y conviértelo en una presentación coherente”.

Y te puede entregar un resultado correcto. Pero te recomiendo que no lo hagas. Al menos no antes de haber intentado hacerlo tú y tener algo con lo que comparar.

¿Por qué?

Porque al pedirle a la IA que organice, conecte y dé sentido a tus ideas, te estás saltando precisamente el proceso que necesitas hacer tú.

Tienes que entender qué quieres decir, identificar las ideas centrales, descubrir cómo se relacionan, determinar qué argumentos las sostienen y decidir qué merece realmente la pena contar.

Ese trabajo es parte de la preparación. Y también es parte de lo que hará que, cuando llegue el momento de presentar, domines de verdad aquello que estás contando.

Y esto es clave, porque hay algo que la máquina no puede hacer por ti: ponerse delante de la audiencia y hacerse responsable de lo que dices y de lo que omites.

Y si acabas con una presentación que sabes exponer, pero con un tema que en realidad no dominas, te la estás jugando. Imagina, por ejemplo,  que alguien de la audiencia te hace una pregunta a partir de algo que acabas de decir. Y no sabes responder. Si esa persona llega a la conclusión de que has utilizado la IA para preparar la presentación, pero que en realidad no dominas el tema, tienes un problema bastante mayor que el de haber hecho una mala presentación. 

Tu credibilidad profesional estará en entredicho.

Pero tampoco quiero sonar catastrofista. ¿Quiero decir con esto que no uses IA?

No.

Quiero decir que no le entregues aquello que necesitas dominar tú. Utilízala después, cuando ya hayas hecho el proceso de clarificación.

Puedes pedirle que critique tu argumento, que encuentre puntos débiles, que plantee objeciones, que te haga preguntas difíciles, que te ayude a pulir un mensaje o incluso que te ayude a diseñar las diapositivas de apoyo.

Lo que evitaría es empezar con un montón de materiales y decirle: “Tú encárgate de convertir esto en una historia coherente”.

Porque entonces no estarás utilizando la IA como herramienta. Estarás delegando el grueso de tu pensamiento.

Y eso, tarde o temprano, se nota delante de la audiencia.

IDEAS FINALES

Una presentación clara es el resultado de tener las ideas claras. Por eso, la primera parte de cualquier comunicación debería dedicarse a algo que a menudo pasamos por alto: pensar. O, si me permites recuperar el término que utilizaba al principio, trabajar la pensatoria.

Y para eso la escritura es una herramienta tremendamente útil.

Da igual si escribes a mano o utilizas un procesador de textos. Lo importante no es la herramienta. Lo importante es el proceso de poner el pensamiento por escrito.

Escribir te obliga a definir las ideas, establecer relaciones entre ellas, detectar contradicciones, descartar lo que no aporta y afinar el mensaje. Te ayuda a encajar las piezas del puzle de la mejor manera y que no quede nada suelto.

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