Ir al grano: una habilidad que tu jefe valora más de lo que imaginas

“Juan Carlos, quiero que mis trabajadores vayan más al grano en sus comunicaciones internas. Que me presenten un informe en 7 minutos en lugar de 15 y que respondan a mis preguntas de forma directa y clara”.

Esa fue la petición que me hizo un líder de equipo antes de iniciar un programa de entrenamiento con ocho de sus colaboradores.

Y no es un caso aislado.

Si hay algo que directivos y mandos intermedios valoran especialmente en las comunicaciones internas es la capacidad de ir al grano. 

O dicho de otra forma: quieren recibir la información que necesitan sin tener que navegar por explicaciones interminables, detalles irrelevantes o rodeos innecesarios.

El problema es que muchos profesionales no han desarrollado esta habilidad. A menudo creen que comunicar mejor significa hablar más, dar más contexto o demostrar todo lo que saben. 

Sin embargo, en un contexto corporativo y en la comunicación en general, la comunicación efectiva consiste en lograr que la otra persona entienda lo esencial en el menor tiempo posible. Porque el recurso tiempo, sobre todo el de los mandos superiores, es un recurso muy escaso.

El tema es que se trata de una habilidad que se debe trabajar, porque ser sucinto y concreto no es cosa sencilla o que salga de manera espontánea. Como bien dijo Charlie Chaplin “la simplicidad no es una cosa sencilla”. 

Tanto debes entender muy bien de lo que hablas, como ser capaz de sintetizarlo oralmente. Y la realidad es que lo que le sale a la gente de manera natural es poca claridad, poco foco y muchas vueltas a la hora de comunicar.

Si ir al grano es algo que te cuesta, estos 10 consejos te ayudarán a avanzar en la dirección correcta.

10 TIPS PARA IR AL GRANO CUANDO COMUNICAS

1. Respeta el tiempo de los demás.
Especialmente cuando te diriges a personas que ocupan posiciones directivas o ejecutivas, conviene recordar que su recurso más escaso suele ser precisamente el tiempo. Tienen que atender múltiples responsabilidades y, por ello, lo protegen con especial cuidado. Por eso, una comunicación eficaz no consiste en decir más, sino en llegar antes a lo esencial. Si no lo haces así, te arriesgas a que te corten y te pidan que vayas al grano.

2. Adapta el nivel de detalle a quien te escucha.
No todas las personas necesitan la misma información. Un compañero técnico puede querer conocer el proceso completo. Un director probablemente estará más interesado en las conclusiones, los riesgos y las decisiones que deben tomarse. La clave está en adaptar el mensaje al receptor, no en decir siempre lo mismo.

3. Ponte en el lugar de quien pregunta.
Los líderes preguntan porque necesitan comprender algo que afecta a su trabajo, a sus decisiones o a sus objetivos. Cuando entiendes cuáles son las responsabilidades del otro, cuáles sus metas y si situación, puedes entender qué le preocupa realmente. Si tratas de ponerte en los zapatos de los demás, es mucho más fácil ofrecer comunicaciones y respuestas relevantes.

4. Escucha y responde a la pregunta que te hacen.
Parece obvio, pero no siempre ocurre. Muchas veces estamos pensando en lo que queremos decir en lugar de escuchar con atención lo que nos preguntan. Otras veces los nervios nos llevan a responder algo diferente. Para dar una buena respuesta, primero asegúrate de haber entendido la pregunta. Y si tienes dudas, pide una aclaración antes de responder.

5. No conviertas tu respuesta en una demostración de conocimientos.
Algunas personas confunden competencia con cantidad de información. Cuando les hacen una pregunta aprovechan para explicar todo lo que saben sobre el tema. Sin embargo, lo que suele valorar el interlocutor no es una clase magistral, sino una respuesta útil. No necesitas demostrar cuánto sabes. Necesitas resolver la duda de quien pregunta.

6. El contexto viene después, y sólo si es indispensable.
No son pocos los profesionales que creen que toda respuesta debe empezar con una larga explicación previa. El resultado es que, cuando llega la respuesta, el interlocutor ya ha perdido la paciencia, o directamente ya lo han cortado. Prueba lo contrario. Empieza por la conclusión y, si es necesario, añade después el contexto que la respalda.

7. Analiza el contexto, adáptate a las expectativas.
Distintos contextos requieren aproximaciones distintas en tu comunicación, porque las expectativas de lo que se espera de cómo vas a responder son distintas. Una pregunta a una respuesta, será distinta si el contexto es una conversación uno a uno, si se trata de una reunión grupal o una presentación a un cliente. ¿Que no sabes qué demanda el contexto? Pregunta a tus compañeros.

8. Anticipa las preguntas importantes.
Si sabes que vas a participar en una reunión relevante, dedica unos minutos a pensar qué preguntas podrían surgir. Ensaya las respuestas en voz alta y busca formas de expresarlas de manera sencilla. Eso facilitará un buen desempeño al momento de la verdad. 

9. Utiliza una estructura para ordenar tus respuestas, también cuando improvisas.
Una de las cosas que trabajamos en mis talleres es el uso de estructuras simples que ayudan a responder con claridad incluso cuando improvisamos. Cuando tienes una estructura mental, resulta mucho más fácil ser breve, ordenado y convincente.

10. Ojo con las muletillas.
Puede parecer un detalle menor, pero las muletillas pueden llegar a tener un fuerte impacto negativo en cómo los demás valoran tu comunicación. Sonidos y expresiones como “eeeh”, “mhmm”, “bueno”, o “¿vale?” repetidas constantemente distraen, restan claridad y transmiten inseguridad. Aprender a hablar sin muletillas hará que tus mensajes suenen más profesionales y convincentes.

IDEAS FINALES

Ir al grano no significa ser frío ni cortante. Significa respetar el tiempo de los demás y comunicar con claridad.

Cuanto mejor seas capaz de sintetizar tus ideas, más eficaz serás (y te verás), más confianza generarás y más preparado te verán para asumir nuevas responsabilidades y avanzar en tu carrera. 

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