El enemigo silencioso en tus presentaciones: la mala gestión del tiempo

Imagina esta escena: tienes que dar una presentación clave, para la que te han asignado 30 minutos. Has preparado un buen contenido y te dispones a presentarlo. Arrancas con confianza y seguridad.

Llevas más de 20 minutos hablando, pero aún no has llegado ni a la mitad de lo que has planificado decir. Miras el reloj y el tiempo parece esfumarse. La presión aumenta, te atropellas con las palabras, omites detalles importantes, pasas diapositivas sin explicarlas bien y, al final, cierras de manera apresurada. 

Al terminar, te queda una sensación amarga e incómoda: sabes que la presentación no salió como querías.

¿Frustrante, verdad? Seguramente te ha pasado en alguna ocasión. Y, sin duda, también lo has presenciado, como parte de la audiencia.

Y es que la mala gestión del tiempo es uno de los errores más comunes en presentaciones profesionales. 

Puede hacer que una presentación con un contenido preparado a conciencia, naufrague en la puesta en la escena. Puede hacer que tu comunicación pase de ser clara y persuasiva a caótica y confusa. 

Bien, ¿por qué ocurre y lo más importante, cómo puedes evitarlo?

Lo descubrirás en los siguientes cinco minutos de lectura. Vamos a ello.

POR QUÉ NOS FALTA EL TIEMPO CUANDO PRESENTAMOS EN PÚBLICO

 La mala gestión del tiempo durante una presentación puede darse debido a varios factores:

• Improvisar
  Muchos creen que pueden improvisar una presentación sin problema, pero sin un guión o estructura clara, es fácil extenderse en ciertos puntos y dejar otros sin cubrir. La falta de planificación previa es la ruta directa a la catástrofe.
  
  
• El error Godzilla: exceso de información
  Intentar decir todo lo que sabes en una sola presentación es un error. Yo lo llamo el error godzilla, por la larga cola de efectos negativos que conlleva. Demasiado contenido devora tu tiempo.
  
  
• No practicar 
  Una presentación que no se ensaya es una presentación fuera de control. Además, sin prácticar tu charla es muy difícil estimar adecuadamente cuánto tiempo necesitas para dar tu comunicación de manera adecuada.
  
  
• Desvíos innecesarios
  Digresiones, anécdotas no contempladas en tu guión y respuestas a preguntas fuera de tema pueden robarte minutos valiosos, sin mayor beneficio para el conjunto de la presentación.
  
  
• Descontrol en presentaciones grupales 
  Este es un clásico. Presentaciones de grupo en las que uno de los integrantes se pasa de tiempo largamente, o todos por un pequeño margen, dejando al último integrante, que debe cerrar la presentación, con el culo al aire y tiempo insuficiente para terminar la comunicación como Dios manda.
  
  
• Ronda de preguntas largas
  A menudo nos excedemos de tiempo en la ronda de preguntas y respuestas, lo cual conduce a tener que atropellarnos en el cierre de la presentación, que es un momento clave.
  
  

   

CÓMO MEJORAR LA GESTIÓN DEL TIEMPO CUANDO HABLAS EN PÚBLICO

Todos los anteriores puntos puedes trabajarlos para conjurar el riesgo de quedarte corto de tiempo. Sigue los siguientes consejos.

• Planifica y organiza
  Este es el punto más importante. Una presentación preparada a conciencia, no suele pasarse de tiempo.
  
  
• La regla de los 4/5
  Calcula tu presentación para 4/5 partes del tiempo que te han asignado. Por ejemplo, si tienes asignada media hora para tu presentación, planifica contenido para 25 minutos. Si acabas un poco antes, no pasa nada. Nunca nadie se ha quejado de que una presentación sea demasiado corta.
  
  
• Define tiempos límite por sección
  Divide tu presentación en partes y asigna un tiempo aproximado a cada una, según su importancia. Así evitarás que un solo punto se lleve más tiempo de la cuenta.
  
  
• Sé disciplinado con tu contenido
  Cíñete a lo que has planificado decir en cuanto a tus contenidos y evita excursos y digresiones.
  
  
• Usa señales de tiempo
  Coloca recordatorios en tus diapositivas o en tu guión para asegurarte de que estás en hora o pide a alguien que te haga señas cuando te estés quedando sin tiempo, si presentas en equipo. Los clickers o pasas con cronómetro pueden ser útiles a estos efectos.
  
  
• Ensaya con cronómetro
  Ensayar tu presentación en público es clave. Practica tu presentación en voz alta y mide cuánto tardas. Ajusta contenidos si es necesario.
  
  
• Ten controlada la sección de preguntas y respuestas.
  La sección de preguntas en una presentación es importante, sin duda, pero con orden. Define de antemano cuánto tiempo vas a dedicar a las Q&A y no te pases del tiempo trazado.
  
  
• Controla los tiempos del grupo
  Si presentas en equipo, asegúrate de que todos respeten sus tiempos asignados. Un expositor que se excede puede afectar a todo el grupo.

IDEAS FINALES SOBRE CONTROLAR EL TIEMPO EN PRESENTACIONES

La gestión del tiempo en una presentación no es solo una cuestión de cortesía hacia la audiencia, sino un reflejo de tu preparación, profesionalismo y capacidad de comunicación. 

Cuando administras bien tu tiempo, logras mantener el control de la presentación, sus tiempos y más importante transmites tu mensaje con claridad y la audiencia lo procesa con facilidad. 

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