12 fallos habituales que le quitan eficacia a una presentación profesional

Si trabajas en una empresa existen muchos números de que des presentaciones de cuando en cuando. En reuniones internas, avances de proyectos o quizá a algún cliente. 

Si llega el caso, dedicas tiempo a recopilar información, organizar los contenidos, quizá diseñar unas diapositivas.  

Llega el día “D”, te pones delante de la audiencia y haces tu exposición. 

Todo parece haber salido bien. Sin embargo, al poco tiempo te das cuenta de que no ha sido así. 

Porque no conseguiste el resultado que esperabas.

Esta situación la viven muchos profesionales que, a pesar de sus conocimientos y experiencia, no consiguen sacarle partido a sus presentaciones.

Y en ocasiones eso puede tener serias consecuencias negativas: oportunidades perdidas, decisiones que no llegan, proyectos que no avanzan y palabras que caen en saco roto.

¿Por qué ocurre? 

La experiencia me ha enseñado que el 90% de estos fracasos tienen su origen en una serie de errores que se repiten una y otra y otra vez. Por eso mismo los he denominado errores habituales.

Se trata de fallos que suelen pasar desapercibidos para quien presenta. No somos conscientes de que los cometemos.  

Pero eso ha llegado a su fin, al menos para ti, porque ahora voy a revelártelos, para que no los cometas más. Vamos ahí.

DOCE ERRORES HABITUALES PERO QUE PASAN DESAPERCIBIDOS 

1. No planteas un objetivo claro para tu presentación.
Si no estableces claramente qué quieres conseguir con tu presentación, difícilmente vas a conseguir un resultado claro y corres el riesgo de desbordarte con contenido prescindible. 

Una estrategia clara te ayuda a decidir qué contar, qué dejar fuera y cómo terminar.También te permite valorar si tu presentación ha funcionado o si, por el contrario, te has limitado a cumplir, hablando sin más durante el tiempo previsto.

2. No enfocas el tema de manera interesante para la audiencia.
Que un tema te interese a ti no significa que le interese automáticamente a tu audiencia. Una presentación eficaz conecta tu tema con las necesidades, preocupaciones e intereses de quienes escuchan. 

Si no lo haces así, lo único que tendrás es un público presente de cuerpo, pero mentalmente indiferente. O peor aún escuchar, si tu audiencia o interlocutor tienen un rango jerárquico superior el temido: “por favor vaya al grano”.

3. No transmites mensajes claros y definidos.
Una presentación siempre contiene una cantidad importante de información. Y con ello siempre está el riesgo de que si no estableces claramente una jerarquía de ideas, la audiencia no sepa dárselo por su cuenta. 

Tu trabajo consiste en saber cuáles son los mensajes clave en torno a los que gira todo el contenido y darles el protagonismo que merecen a lo largo de la presentación, para que las audiencia los recuerde.

4. La presentación carece de un orden y estructura claros.
Cuando saltas de una idea a otra, mezclas argumentos o introduces información sin explicar qué relación tiene con lo anterior, obligas al público a hacer un esfuerzo adicional para entenderte. Y ese esfuerzo termina pasando factura: fatiga y desconexión. 

Una buena estructura con transiciones claras funciona como un mapa: permite saber dónde estamos, por qué estamos hablando de algo y permite a la audiencia seguir el recorrido sin perderse por el camino.

5. Intentas transmitir demasiada información en poco tiempo.
Este es el error que yo llamo el error Godzilla, por la larga cola de malas consecuencias que arrastra.Cuando quieres contarlo todo, acabas hablando demasiado rápido, eliminando pausas, pasando las diapositivas a toda velocidad y llegando al final con el tiempo justo, o pero aún teniendo que recortar contenidos sobre la marcha. 

Seleccionar qué contar y qué dejar fuera es una de las tareas más importantes de cualquier presentador. No tienes que demostrar cuánto sabes, sino conseguir que tu audiencia comprenda aquello que realmente importa.

6. Abusas de los conceptos abstractos y no los aterrizas.
Las teorías, los conceptos y las explicaciones generales tienen su utilidad. El problema aparece cuando abusas de ellos y no ayudas a la audiencia a entender qué significan para ellos en la práctica. 

¿Qué puedes hacer? Aterrizar las ideas. Utiliza ejemplos concretos, situaciones reales, analogías e historias con storytelling que permitan visualizar lo que estás explicando. Relaciona los conceptos con experiencias que tu audiencia conozca y con problemas que pueda reconocer.

7. Tu puesta en escena es plana y monótona.
Tu contenido puede ser extraordinario, pero no se va a presentar solo. Tienes que comunicarlo tú, y la manera en que lo haces importa. 

Aquí entra en juego el concepto de la comunicación no verbal. Un tono de voz uniforme, un ritmo constante, una postura rígida o una gestualidad limitada pueden convertir un tema interesante en una experiencia aburrida. Y cuando la audiencia se aburre, empieza a desconectar. 

Trabaja la voz, las pausas, la mirada, los gestos y el movimiento. Introduce cambios de ritmo, enfatiza las ideas importantes y utiliza el lenguaje corporal para reforzar lo que dices.

8. Te lanzas a presentar sin dominar los contenidos.
Conocer un tema no es lo mismo que saber presentarlo. Puedes ser un gran experto en tu materia y, sin embargo, perder el hilo cuando te pones delante de una audiencia. Si no has preparado y ensayado la exposición, corres el riesgo de titubear, multiplicar muletillas, depender demasiado de las diapositivas quedarte en blanco. Y cuando eso ocurre, aparecen los nervios, aumenta la inseguridad y tu credibilidad puede resentirse.

La solución es sencilla: ensaya. Familiarízate con el recorrido de la presentación, practica las transiciones entre ideas y comprueba que sabes explicar los mensajes principales sin depender constantemente de la pantalla. La confianza no aparece por arte de magia cuando te ponen delante del público. Se construye antes, durante la preparación.

9. Una mala gestión del tiempo de presentación.
Tienes quince minutos para presentar y no has calculado con precisión cuanto dura la presentación que has preparado. ¿Qué puede salir mal? Todo.

Si no calculas bien el tiempo que necesitas, acabarás acelerando el ritmo en la parte final, reduciendo explicaciones o, en el peor de los casos, saltándote contenidos que eran importantes para entender tu propuesta. Eso no solo perjudica la calidad de la presentación. También transmite falta de preparación y puede dejar a la audiencia con la sensación de que has terminado de cualquier manera. 

La solución de prevención de este error pasa por ensayar la presentación y hacerlo con un cronómetro, comprueba cuánto tiempo ocupa cada bloque y deja margen para pausas, preguntas o posibles imprevistos.Si el tiempo disponible no permite contar todo lo que has preparado, el problema no se soluciona hablando más rápido. Se soluciona seleccionando mejor.

10. No estás pendiente de las reacciones de la audiencia.
Comunicar no consiste únicamente en transmitir información. También implica comprobar cómo la está recibiendo el público. Si estás concentrado en recordar lo que tienes que decir que te olvidas de mirar a quienes te escuchan, puedes pasar por alto señales de confusión, aburrimiento o falta de comprensión.

Y lo peor es que seguirás adelante como si nada estuviera pasando. Observa las expresiones, el lenguaje corporal y el nivel de participación de la audiencia. Haz preguntas, comprueba si se entienden tus explicaciones y adapta tu manera de presentar cuando sea necesario. No tienes que ceñirte al guion a cualquier precio. Tienes que conseguir que el público te entienda.

11. Tu presentación no termina con una llamada a la acción clara.
Has explicado el problema, presentado tus argumentos y expuesto tus conclusiones. La audiencia ha seguido la presentación y parece que todo está claro. Pero llega el final y nadie sabe qué tiene que hacer a continuación. ¿Tomar una decisión? ¿Aprobar una propuesta? ¿Cambiar un procedimiento? ¿Aplicar lo aprendido? ¿Pedir más información?

Una presentación puede ser interesante y estar muy bien construida, pero si no dejas claro al terminar qué esperas de tu audiencia, corres el riesgo de que todo se quede en buenas intenciones. Si quieres que tu presentación genere resultados, no dejes que la audiencia tenga que adivinar qué hacer con lo que acaba de escuchar.

12. Abusas del Power Point.
Son tantas las malas prácticas que se cometen en este terreno que les he dedicado un post completo sobre los errores al usar Power Point.
De momento, quédate con una idea: las diapositivas son un apoyo visual para facilitar la comprensión de tus mensajes, no un sustituto de tu comunicación. 

Evita convertirlas en documentos llenos de texto, no obligues al público a leer párrafos interminables mientras tú hablas y no añadas elementos visuales que no aporten nada. Utiliza PowerPoint —o la herramienta que prefieras— para reforzar tus ideas, no para competir con ellas.

IDEAS FINALES

Estos 12 errores pueden aparecer de manera aislada o acumularse unos sobre otros.

Y cuando se juntan varios, el resultado será indefectiblemente una presentación que no consigue su objetivo, por mucho tiempo y esfuerzo que hayas invertido en prepararla.

La buena noticia es que todos y cada uno de estos errores son evitables.

Y no necesitas ser un comunicador excepcional ni tener un talento especial para hablar en público. Lo que necesitas conocer las claves de una buena presentación, trabajar con método y dedicar tiempo a preparar y ensayar tu comunicación.

¿Cómo lo haces? Puedes empezar con los consejos básicos que he dado en este post y si quieres realmente llevar tus habilidades de comunicar en público, contacta conmigo y te enseñare los métodos, trucos y técnicas necesarias.